Normalement, dès qu'un cadre intervient dans un club, il prend ou renouvelle une licence qui est délivrée par la fédération. Celle-ci remonte par le canal fédéral et déclenche automatiquement un contrôle Fijais / B2 par les services départementaux.
Il se peut néanmoins que certaines fédérations délivrent des licences postérieurement à la prise de fonction d'un encadrant. Il appartient aux fédérations de faire preuve de la plus grande vigilance pour qu'aucun bénévole, quelles que soient sa passion et son envie, n'intervienne dans un club tant que le processus de contrôle n'a pas été mené à son terme.